De nos jours, il faut être performant H24 ! Il faut être la number one en arrivant à gérer notre vie pro et perso d’une main de maitre. Et pourtant, on reste des humains avec nos forces et nos faiblesses. Il nous arrive d’être sous l’eau et de ne pas gérer comme il le faudrait la multitude de tâches et de demandes qu’on reçoit quotidiennement. Dans cet article, je vais te donner tous les secrets pour arriver à t’organiser pour ne plus jamais être débordée.
1. Qu’est-ce Qui se Passe ?
Ok, tu es débordée mais est-ce que tu sais pourquoi ? Es-ce que tu as pris le temps d’analyser objectivement la situation ? Est-ce la gestion de tes emails? Le surplus de réunions? Prends le temps de te poser pour savoir ce qui ne va pas afin de pouvoir en ressortir des axes d’améliorations.
2. Ton Meilleur Ami Est Ton Agenda
Si tu n’as pas un agenda ou un planner pour noter ce que tu dois faire , c’est peine perdue ! Tu as beau avoir une mémoire infaillible, il est impossible de retenir toutes les informations que tu accumules durant ta journée de travail. Il faut prendre le temps de noter ce que tu fais et ce qu’il te reste à faire. Tu reporteras au lendemain ce que tu n’aurais pas pu faire le jour même. Tu prendras également note des réunions et des projets à venir. Un agenda te permet d’avoir une vision rapide et objective de la situation .
3. Vive Les Listes
Je te conseille d’avoir un agenda dans lequel tu feras des « to do list ». Tu vas noter TOUT ce que tu dois faire dans la journée et barrer au fur et à mesure de tes avancées. C’est motivant de voir qu’on avance et qu’on peut barrer ce qui n’a plus lieu d’être.
4. Les Codes Couleurs
Je te conseille d’utiliser un code couleur par rapport à tes emails. Pour ton information tu peux le faire via » Outlook ». Si tu ne peux pas, lorsque tu vas imprimer tes emails, tu les classeras dans des pochettes de couleurs. Par exemple, ce qui est urgent sera en rouge, ce qui est en attente sera en vert… De ce fait, tu vas savoir rapidement où tu en es dans ton travail.
5. La Règle Des 3 Minutes
Tu prendras l’habitude de commencer ta journée avec ce qui te prend moins de 3 minutes. Cela peut être la réponse à un email ou la photocopie à faire. Il existe une multitude de tâches qui ne prend que trois minutes. Cela t’aidera à te concentrer sur les tâches les plus importantes.
6. Le Travail Du Matin N’est Pas Celui De l’Après-Midi
Le matin, tu es plus en forme que l’après-midi, tu vas donc t’atteler à des travaux qui nécessitent plus de concentration. Après avoir terminé les tâches qui prennent trois minutes, tu vas te consacrer aux gros dossiers. De ce fait, tu pourras faire des choses plus agréables l’après-midi. Il faut que tu profites de tes capacités, car c’est au moment où tu te sens le plus en forme que tu seras la plus performante.
7. Ne Jamais Partir Avant d’Avoir Planifié La Journée Du Lendemain
Avant de partir, tu vas prendre le temps de ranger ton bureau et de planifier ta journée du lendemain. Si tu ne le fais pas, ce sera le flou et tu commenceras ta journée sous un mauvais pied. Il faut que ton bureau reflète le calme et l’organisation en tout temps et en toute circonstance.
8. La Différence Entre Ce Qui Est Urgent Et Ce Qui Est Important
Il est essentiel de pouvoir faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important. Ce qui est urgent c’est par exemple : répondre à un client, envoyer un devis, payer une facture. Ce qui est important c’est de terminer ton rapport, ramener des clients, faire des réunions … En sachant faire la différence entre les deux, tu vas pouvoir organiser ton travail de manière plus productive. Je te conseille de faire ce qui est important le matin et ce qui est urgent l’après-midi afin que ton cerveau puisse bien différencier les deux.
9. Ne Dis Pas ‘Oui’ Tout Le Temps
Dans notre vie professionnelle, on est tout le temps sollicité : un conseil, une demande, un service… À force de dire oui à tout le monde, on accumule du retard et on n’avance pas sur notre propre travail. Donc, je te conseille de dire « oui » quand tu as réellement le temps et que cela ne risque pas de mettre en péril ton travail.
Te voilà à présent armée pour ne plus jamais être débordée. Le secret numéro 1 reste et restera : la cool attitude! Quoi qu’il se passe, reste cool et ne laisse pas le stress prendre possession de ton corps. Les gens bien organisés arrivent à garder la tête froide en sachant précisément ce qu’ils doivent faire. Être bien organisé c’est être bien dans sa tête et dans son job. Pas si compliqué finalement!
